Digitale Transformation für Reiseveranstalter — Ein praktischer Leitfaden zu den wirklich wichtigen Aspekten

Kaum eine Woche vergeht, ohne dass Schlagzeilen über neue Technologien im Reisesektor berichten – das Tempo dieser Entwicklungen ist atemberaubend. Lange vorbei sind die Zeiten, in denen wir Reisebüros anrufen oder persönlich aufsuchen mussten, um eine Reise zu buchen. Heute stehen uns Online-Buchungssysteme zur Verfügung, während Experten bereits die Zukunftsfähigkeit des Metasuch-Modells hinterfragen (das wir gerade erst kennengelernt haben), da KI-gesteuerte Agenten im Bereich Online-Buchungen, personalisierte Empfehlungen und Reiseplanung immer wichtiger werden.

KI im Tourismus ist stark nachgefragt, da sie maßgeblich zur Kundenzufriedenheit beitragen kann. Unter anderem lässt sie sich auch in Yield-Management-Systeme integrieren, die oft mit dynamischen Preisgestaltungstools ausgestattet sind, um flexibel Preise anzupassen und Gewinne zu maximieren.

Angesichts der vielen Reisetechnologie-Trends 2025 und technologischen Neuerungen kann man leicht den Überblick verlieren. Werfen Sie nur einen Blick auf diese Liste!

Schwindelt es Ihnen, weil Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Oder möchten Sie am liebsten alles auf einmal umsetzen? Eins steht fest: Digitale Transformation ist kein Nice-to-have mehr – sie ist ein Muss. Doch wie können Reiseveranstalter und DMCs diesen Weg effizient gestalten, wenn Zeit, Budget und Ressourcen begrenzt sind? Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Investition sich wirklich auszahlt? Basierend auf unserer 20-jährigen Erfahrung in der Beratung von Reiseunternehmen helfen wir Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Lesen Sie weiter, um die optimale Strategie für die Einführung neuer Technologien im Reisesektor kennenzulernen.

Der „Technology-First“-Ansatz: Eine potenzielle Falle

Praktische Beispiele aus unseren Reisesoftware-Projekten zeigen, dass selbst kluge Entscheidungsträger menschlichen Denkfehlern unterliegen. Wenn es um DMC-Automatisierung oder digitale Transformation für Reiseveranstalter geht, fällt es Kunden oft schwer, Prioritäten zu setzen. „Wir wollen ALLES haben!“ hören wir häufig.

Diese Einstellung birgt mehrere Risiken:

• Die „perfekte Projekt“-Falle. Natürlich möchten Sie von Anfang an eine perfekte, funktionsreiche Anwendung entwickeln. Ein zu großer Umfang führt jedoch zu langen Entwicklungszeiten, Budgetüberschreitungen durch ständige Änderungen, Neukonzeptionen – und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts.
• Fehlende Zielharmonisierung mit IT-Dienstleistern. Wenn Sie Ihre KPIs nicht klar mit Ihrem Software-Anbieter abstimmen, kann es passieren, dass beide Seiten unterschiedliche Prioritäten haben. Ihr Technologiepartner konzentriert sich vielleicht auf Lizenzen (Standardsoftware) oder Funktionen und Budgets (individuelle Entwicklung), während Ihre eigentlichen Bedürfnisse ganz anders aussehen.
• Überforderung durch die Technologievielfalt. Der Reisesektor ist geprägt von Technologien wie Big-Data-Analysen, personalisierten Angeboten und dynamischen Reiseplanungstools. In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen jedoch nur einen Bruchteil davon – entscheidend ist, welche Lösungen für Ihren spezifischen Fall wirklich sinnvoll sind.
• Fokus auf Tools statt Ergebnisse. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf die Technologie an sich, statt zu prüfen, welchen konkreten Nutzen sie bringt. Bevor Sie Innovationen einführen, sollten Sie genau verstehen, wie sie Ihr Geschäft verbessern.

Zu viele Funktionen ohne klare Strategie sind ein Rezept für Misserfolg. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Technologie im Reisesektor smarter und kosteneffizienter einführen können.

Fünf Kernprinzipien der digitalen Transformation für Reiseveranstalter und DMCs

Basierend auf unserer Expertise in der Reisebranche haben wir fünf entscheidende Prinzipien identifiziert, die jeder Reiseveranstalter oder DMC beachten sollte, um schnell wettbewerbsfähig zu werden und dabei Ressourcen für nachhaltigen Erfolg zu schonen.

Schnellstart (Fast Launch)

Die Technologielandschaft verändert sich, während Sie diesen Satz lesen. Die aktive Lebensdauer einer Kerntechnologie beträgt heute nur noch etwa 5 Jahre – danach wird sie entweder obsolet oder muss grundlegend überarbeitet und aktualisiert werden.

Doch niemand kann vorhersagen, wie das Reise-Ökosystem in ein oder zwei Jahren aussehen wird. Die explosive Entwicklung von KI-Systemen könnte unsere gesamte Geschäftswelt radikal verändern – und das jederzeit.

Deshalb befürworten wir bei unseren Kunden einen schnellen Start der wichtigsten Funktionen, denn eine Veröffentlichung innerhalb eines Monats ist wesentlich klüger, als viele Ideen zu haben und erst in zwei Jahren zu starten. Versuchen Sie nicht, alles überall gleichzeitig umzusetzen. Kategorisieren Sie, was Ihnen im Moment den größten Wert bringt — und setzen Sie es um. Unterteilen Sie die gesamte Vision Ihrer idealen Reiselösung in kleinere, sinnvolle Phasen. Nach jeder Implementierungsrunde bewerten Sie die neuesten Technologietrends und entscheiden, wohin Sie als nächstes gehen. Auf diese Weise können Sie unterwegs testen, anpassen und sich weiterentwickeln.

Die 80/20-Regel der Digitalisierung

Sie kennen wahrscheinlich das Pareto-Prinzip, wonach 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erzielt werden. Überraschenderweise gilt dies auch für die Softwareentwicklung. Bereits 2002 fand Jim Johnson in seiner Forschung heraus, dass nur 20 % der Funktionen regelmäßig genutzt werden – der Rest bleibt meist ungenutzt. Diese Erkenntnis ist heute noch relevant: 80 % des Impacts kommen von nur 20 % der Digitalisierungsmaßnahmen.

Quelle: Jim Johnson, Chairman von The Standish Group, Keynote „ROI, It’s Your Job“, Third International Conference on Extreme Programming, Alghero, Italien, 26.–29. Mai 2002.

Reiseveranstalter verschwenden oft Geld für ungenutzte Technologien, anstatt kerngeschäftsrelevante Systeme zu priorisieren. Manchmal investieren sie übermäßig in CRM, Chatbots oder Social-Media-Integrationen, während sie Funktionen vernachlässigen, die erhebliche Auswirkungen auf ihre Gewinne haben könnten – wie Buchungsmaschinen-Optimierungen, Lieferantenintegrationen oder dynamische Preisgestaltung in der Reisebranche. Darüber hinaus zeigt unsere Praxis, dass einige sogar das Rad neu erfinden und sich für individuelle Entwicklungen entscheiden, obwohl heutzutage nur wenige Unternehmen dies wirklich benötigen.

Wie wählt man die richtigen Funktionen aus?

Es gibt keine universelle Antwort auf diese Frage, denn Ihr Unternehmen ist einzigartig – mit eigenen Marketingfähigkeiten, unterschiedlichen Märkten und Ihrem spezifischen Digitalisierungsgrad.

Wir schlagen vor, dass Sie:

1. Eine umfassende Liste der Funktionen erstellen, die für Ihr Geschäft relevant sein könnten
2. Diese nach ihrem Geschäftsimpact bewerten
3. Ihre Entwicklungsinvestitionen auf das ausrichten, was den unmittelbarsten Umsatzschub bringt (z. B. durch direkte Buchungsverbesserungen, automatisiertes Upselling oder smartes Vertragsmanagement)

Bei der Bewertung sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Wie viele Personen werden diese Funktion tatsächlich nutzen?
• Wie viel können Sie damit verdienen?
• Gibt es alternative Lösungen für Ihre Anforderungen?
• Welches andere wichtige Ziel möchten Sie erreichen?

Am Ende erhalten Sie eine klare Prioritätenliste als Leitfaden für Ihre weiteren Schritte.

Denken Sie daran: Entwickler verbringen oft zu viel Zeit mit unwesentlichen Details, während dieselbe Zeit und dasselbe Budget in Ergebnisse mit größerer Hebelwirkung investiert werden könnten, um Ihr Unternehmen auf ein neues Level zu heben. Unsere allgemeine Empfehlung lautet: Handeln Sie schnell und setzen Sie auf das, was den Aufwand wirklich wert ist!

KPI-getriebene Entwicklung

Jedes Reiseunternehmen hat seinen eigenen Digitalisierungsgrad und Reifegrad. Was dem einen sein Eintopf, ist dem anderen sein Gift. Ihre Software sollte nicht nur eine Sammlung von Features und Modulen sein – sie sollte Ihrem Geschäft einen Schub verleihen, und dieses Wachstum wird in der Reisebranche durch KPIs gemessen.

Bevor Sie sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben, sollten Sie drei klare Parameter betrachten:

• Welches Umsatzwachstum (Turnover) erwarten Sie?
• Welchen Gewinnzuwachs streben Sie an?
• Wie hoch ist Ihr Marktanteil? Oder: In welche neuen Märkte möchten Sie vordringen?

Erfolg misst sich nicht an der Anzahl der Features/Module/Releases (obwohl auch das wichtig ist). Entscheidend sind die greifbaren Geschäftsergebnisse, die Ihre Entwicklungsbemühungen erzielen.

Ein kritischer Schritt ist die Weitergabe Ihrer KPIs an Ihre IT-Partner. Oft behalten Unternehmen diese Informationen für sich, in der Annahme, dass Technologieanbieter sich auf ihr eigenes Gebiet konzentrieren sollten. Doch erst die Abstimmung Ihrer Technologie auf die KPIs stellt sicher, dass Investitionen die gewünschten Ergebnisse liefern.

KPIs können auf verschiedenen Ebenen und mit unterschiedlichen Parametern angesiedelt sein. Eine bewährte Methode ist der Einsatz von Branchenanalysen und KPI-Visualisierungstools, um Ihren Fortschritt klar nachvollziehen zu können. Wenn wir klare Ziele vor Augen haben, arbeitet unser Verstand gezielt auf deren Erreichung hin.

Total Cost of Ownership (TCO)

Technologie ist keine einmalige Investition – sie ist eine langfristige Strategie, da sich die Tech-Welt ständig weiterentwickelt. Der optimale Anteil für Software-Investitionen liegt bei etwa 1 bis 5 % Ihres Umsatzes. Wenn Sie weniger investieren, besteht ein hohes Risiko, Chancen zu verpassen. Mit der weiteren Verbreitung von KI könnte dieser Anteil sogar noch steigen.

Die Einführung von Technologie im Reisebereich erfolgt in der Regel nach drei Hauptpreismodellen: Einmalzahlung, regelmäßige Zahlungen und buchungsbasierte Gebühren. Häufig entscheiden sich Unternehmen für die Einmalzahlung, bei der sie nur einmalig zahlen. Doch eine starre Fixierung auf Einmalzahlungen kann zu veralteter Software sowie fehlendem Support und Updates führen.

Preismodelle mit buchungsabhängigen Gebühren oder Gewinnbeteiligung können dagegen die Interessen des Technologieanbieters besser mit Ihrem Wachstum in Einklang bringen – denn dann hat auch Ihr IT-Partner ein Interesse an Ihrem Erfolg.

Einfachheit

Bei der digitalen Transformation für Reiseveranstalter und DMCs macht man leicht den Fehler, immer mehr Systeme, Logins und Prozesse einzuführen – in der Annahme, damit die Effizienz zu steigern. Doch in Wirklichkeit wird die Situation dadurch nur schlimmer: unübersichtlicher, komplizierter und verwirrender. Jeder zusätzliche Login, jeder unnötige Klick, jeder manuelle Datentransfer kostet Ihre Mitarbeiter Zeit und Geld.

Im Idealfall sollte jedes Teammitglied nur ein System nutzen, das alles kann: Buchungen, Zahlungen, CRM und Reporting. Zugegeben, das klingt utopisch – schließlich ist die Softwarelandschaft im Reisesektor extrem vielfältig. Deshalb empfehlen wir, Ihre Tools so zu gestalten, dass sie sich wie ein einheitliches System anfühlen. Und so geht‘s:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Setzen Sie auf intuitive Software, die sich nahtlos in bestehende Abläufe einfügt. Ihre Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, ständig zwischen Tools wechseln zu müssen.
• Keine Tool-Überflutung: Zu viele isolierte Systeme senken die Effizienz, weil Mitarbeiter zwischen Plattformen hin- und herspringen und Daten manuell übertragen müssen.
• Lösungen für Multi-System-Umgebungen: Nutzen Sie Single Sign-On (SSO), einheitliche Oberflächen und automatische Schnittstellen, um eine zusammenhängende Nutzererfahrung zu schaffen.

Denken Sie an eine einfache Wahrheit: Die beste Technologie ist die, die man nicht bemerkt – sie erledigt einfach ihren Job.

Integrationsfähigkeit

Ein Unternehmen ist nur so schnell wie sein langsamster Prozess. In der Reisebranche sind Geschwindigkeit und Genauigkeit entscheidend. Dennoch setzen viele Unternehmen nach wie vor auf manuelle Prozesse, um Informationen mit Lieferanten, Agenturen und Partnern auszutauschen. Jeder manuelle Arbeitsschritt birgt Risiken – Fehler, Verzögerungen und Umsatzeinbußen.

Werden Sie Teil eines globalen Netzwerks und stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Technologie automatisch mit Partnern und Vertriebskanälen über APIs und Integrationen (wie z.B. Channel Manager) interagieren kann. Dies reduziert Fehler und steigert die Effizienz durch Automatisierung des Datenaustauschs.

Ein unverzichtbares Merkmal hochwertiger Software ist eine offene API für Integrationen.

Praxisbeispiel der digitalen Transformation für Reiseveranstalter und DMCs

Bonus: Der kritische Faktor Mensch

Mitarbeiterengagement und Schulungen

Technologie ist nur so gut wie das Team, das sie nutzt. Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, die richtigen Tools auszuwählen, vergessen dabei aber, dass es die Menschen sind, die sie bedienen müssen. Selbst die ausgefeiltesten und automatisiertesten Systeme versagen, wenn Mitarbeiter sie nicht verstehen oder ihren Wert nicht erkennen. Erinnern Sie sich, dass wir früher darüber sprachen, dass ein durchschnittlicher Nutzer nur etwa 20% der Technologie anwendet? Das könnte durchaus auf Ihre Technologieeinführung im Reisebereich zutreffen, wenn Sie ordentliche und kontinuierliche Schulungen vernachlässigen.

Wie mangelhafte Schulungen zur Unterauslastung von Funktionen führen:

• Mitarbeiter sträuben sich gegen neue Tools → Sie halten an veralteten Methoden fest.
• Schlechte Schulungen → Fehler, Frustration und verringerte Effizienz.
• Fehlende klare Prozesse → Digitalisierung wird zum Chaos statt zum Fortschritt.

Wenn Sie mit Ihren Schulungen ins Schwarze treffen wollen, machen Sie sie zur Pflicht, nicht zur Option, und verwenden Sie reale Szenarien, damit Mitarbeiter verstehen, wie die Technologie ihnen nützt. Vergessen Sie nicht, dass Lernen ein kontinuierlicher Prozess ist, weil sich die Technologie weiterentwickelt, und planen Sie regelmäßige Schulungen ein, um zu verhindern, dass Mitarbeiter in alte Gewohnheiten zurückfallen.

Digitale Transformation für Reiseveranstalter und DMCs sollte nicht nur Software umfassen – beziehen Sie die Menschen als entscheidende Ressource mit ein.

Keine übermäßige Automatisierung

While automation is beneficial, avoid over-automation, where customers are unable to interact with humans when they need it. A negative experience with purely automated support can lead to customer loss.

Technology should support, not replace, the human element. Instead of eliminating human interaction entirely, use automation to complement it. Most people still want to see a human face when interacting with your services. While chatbots and automated emails are useful, human touchpoints at crucial moments can increase conversion rates and repeat bookings.

Praxisbeispiele: Erfolg vs. Misserfolg

In der Tat ist es vielleicht nicht so wichtig, WAS Reiseunternehmen benötigen, sondern eher WIE sie handeln und welche Entscheidungen sie auf ihrer Entwicklungsreise treffen. Werfen wir einen Blick auf zwei reale Fälle aus unserer Entwicklungspraxis – einen erfolgreichen und einen misslungenen.

Wesentliche Erkenntnisse und Empfehlungen

Die heutige Technologie geht weit darüber hinaus, Ihrem Unternehmen einfach nur Dienstleistungen zu liefern – sie ist mittlerweile fest in unserem Lebensstil verankert. Je besser sie zu Ihnen passt, desto bessere Ergebnisse werden Sie erzielen.

Verfallen Sie jedoch nicht in den Fehler, jedes verfügbare Tool übernehmen zu wollen. Ihr Tech-Stack sollte Ihr Wachstum fördern, nicht bremsen. Hier eine Zusammenfassung, wie Sie dieses Ziel smarter erreichen:

• Wechseln Sie von einer tool-zentrierten zu einer ergebnisorientierten Technologieeinführung im Reisesektor: Konzentrieren Sie sich darauf, wie Technologie Ihre spezifischen Geschäftsherausforderungen lösen und messbare Verbesserungen bei den KPIs bewirken kann.
• Setzen Sie auf einen iterativen Ansatz: Beginnen Sie mit Kernfunktionalitäten und erweitern Sie schrittweise basierend auf Feedback und sich entwickelnden Bedürfnissen.
• Priorisieren Sie Integration und Einfachheit: Wählen Sie Lösungen, die sich mit bestehenden Systemen verbinden lassen und für Mitarbeiter einfach zu bedienen sind.
• Investieren Sie in Schulungen und menschliche Interaktion: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team geschult ist, um neue Technologien effektiv zu nutzen, und bewahren Sie menschliche Interaktionen im Kundenkontakt.
• Evaluieren Sie Ihre Strategie regelmäßig: Es ist sinnvoll, die Technologielandschaft Ihres Unternehmens kontinuierlich zu bewerten und sich auf lebenslange, iterative Verbesserungen und klare KPIs zu konzentrieren.

Merken Sie sich: Effektive Digitalisierung dreht sich NICHT um die neuesten Tools, sondern um die strategische AUSRICHTUNG auf Ihre Geschäftsziele.