Software für Reiseveranstalter: Wichtige Meilensteine für eine leistungsstarke Lösung

In der heutigen Reisebranche gibt es eine Fülle von Reiseveranstaltern – Reiseunternehmen, die sich auf die Erstellung von Reisen spezialisiert haben, indem sie deren Struktur planen, wesentliche Komponenten buchen und den Vertrieb entweder an Einzelreisende oder an Reisebüros zum Weiterverkauf organisieren.

Je nach Art der Aktivität kann es verschiedene Typen geben:

• Outbound-Reiseveranstalter, die Reisen zu internationalen Zielen organisieren;
• Inländische Reiseveranstalter, die Reisen innerhalb ihres Herkunftslandes organisieren;
• Destinationsmanagement-Unternehmen (DMCs), die eine bestimmte Palette von Reiseprodukten und -dienstleistungen für nur ein ausgewähltes Reiseziel anbieten;
• FIT-Reiseveranstalter (Abkürzung für „Free Independent Traveler“), die ausschließlich Individualtouristen bedienen, welche Reisen buchen und auf eigene Faust reisen, ohne Teil einer Gruppe zu sein;
• Maßgeschneiderte Reiseveranstalter, die sich darauf konzentrieren, einzigartige Reiserouten und Erlebnisse anzubieten, die vollständig auf die Bedürfnisse der einzelnen Reisenden abgestimmt sind.

Es kann auch weitere Unterteilungen geben, je nachdem, welche Kriterien verwendet werden.

Insgesamt gibt es weltweit mehr als 130.000 Reiseveranstalter, die touristische Aktivitäten anbieten, wobei der Markt für Reiseveranstalter/Reisebüros im Jahr 2023 auf 474,4 Mrd. USD anwachsen wird. Das Angebot an Dienstleistungen ist äußerst vielfältig – es reicht von Standardveranstaltungen wie Stadtführungen in Großstädten bis hin zur Fütterung seltener Tiere in den exotischsten Gegenden der Welt. Das Interesse an ihren Dienstleistungen ist reichlich vorhanden, vielseitig und steigt derzeit mit der immensen verspäteten Nachfrage, die nach COVID-19 einsetzte.

Doch trotz des großen Interesses und des stabilen Marktwachstums können Reiseveranstalter ohne eine leistungsfähige Software-Infrastruktur – der Schlüsselkomponente des heutigen digitalisierten Handels – kaum erfolgreich sein. Daher ist es äußerst wichtig zu wissen, wie man sich in der Technologielandschaft zurechtfindet und fundierte Softwareentscheidungen trifft. Es muss immer ein Muster geben, das Ihnen hilft, bei der Auswahl von Technologien für Ihr Unternehmen die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Hier ist unsere Vorstellung von den wichtigsten Meilensteinen, die Sie auf dem Weg zu einer leistungsstarken Softwarelösung für Reiseveranstalter durchlaufen sollten.

#1. Wie Sie ein voll funktionsfähiges Backoffice bekommen – das Rückgrat Ihrer Reiseveranstalter-Software

Das Backoffice ist der Eckpfeiler, der die Infrastruktur der Reiseveranstalter-Software zusammenhält. Es steuert die gesamte Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Ein modernes Reiseveranstalter-Backoffice ist eine komplexe Lösung mit einer Vielzahl von Anwendungen und Optionen, die für Folgendes verantwortlich sind:

• Zentralisierte Buchungsspeicherung und Reservierungsverwaltung;
• Verwaltung von Benutzerrollen, Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechten;
• Handhabung der Geschäftsregeln für Verkäufe, Abrechnungen mit Lieferanten, Tarife, Provisionen usw.;
• Workflows für den Kundenservice – und vieles mehr.

#2 Zuverlässige Buchungsmaschine und Online-Zahlungsabwicklung – die beiden Schlüssel zu einem stabilen Buchungsfluss und mehr Umsatz

Eine weitere grundlegende Komponente einer Softwarelösung für Reiseveranstalter ist die Buchungsmaschine, die für den Empfang und die Bearbeitung von Online-Buchungsanfragen von Einzelreisenden und Vermittlern zuständig ist. Eine solche Engine muss mit Ihrer Inventardatenbank oder den Reiseprodukten Ihrer Anbieter verbunden sein. Außerdem muss sie mit B2B- und / oder B2C-Schnittstellen verbunden sein, damit die Systembenutzer Reservierungen vornehmen können. Um die Benutzer bei der Suche nach dem gewünschten Angebot zu unterstützen, sollte eine Buchungsmaschine mit gut entwickelten Suchformularen und Arbeitsabläufen ausgestattet sein.

Bei der Auswahl einer Buchungsmaschine gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Als Erstes müssen Sie eine Wahl treffen, die zu Ihrem Geschäftsformat passt – B2B, B2C oder eine Kombination aus beidem.

• Wenn Sie Ihre Produkte über Travel Retailer vertreiben, ist es sinnvoll, Ihre Inhalte über eine API mit OTAs oder anderen Vermittlern zu integrieren. Auf diese Weise können Sie Reisedetails, Preise und Verfügbarkeiten übermitteln und Anfragen erhalten, die den Status Ihres Reiseprodukts automatisch aktualisieren.
• Wenn Sie direkt an Einzelreisende verkaufen möchten, müssen Sie Ihre kundenorientierte Website mit Ihrer Buchungsmaschine verbinden, um einen Buchungsfluss zu schaffen, der Ihre Kunden anspricht. Außerdem benötigen Sie eine kombinierte Buchungsmaschine, die sowohl Anfragen von Vermittlern als auch von Online-Verkaufswebsites bearbeiten kann, um Ihre Gewinne zu steigern.

Dynamische Paketierungsfunktionen sind wichtig, wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben möchten, Reisekomponenten anzupassen, anstatt vordefinierte Reisen zu kaufen. Ihre Buchungsmaschine muss zudem Anpassungen und flexible Termine für gebuchte Reisen verarbeiten können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist die Zahlungsabwicklung. Ihre Buchungsmaschine muss unbedingt integrierte Zahlungsgateways wie Stripe oder PayPal enthalten. Abhängig von den Regionen, in denen Sie tätig sind, kann es auch mehrere bevorzugte Optionen geben. Ihre Software sollte außerdem verschiedene Zahlungsoptionen unterstützen: Bankeinzug, mobile Zahlungen, Kreditkarten, digitale Geldbörsen, Kryptowährungen usw. Andere Optionen wie Gutscheine, Geschenkgutscheine, Ratenzahlungen oder Einzahlungen sind ebenfalls von Vorteil.

#3. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine effiziente Inventar- und Lieferantenverwaltung verfügen

Auch die effiziente Verwaltung der Lieferanten von Reiseprodukten ist ein sehr wichtiger Aspekt, den Sie beachten sollten. Wenn Sie nicht über eine eigene Flugzeugflotte oder eine Reihe von Unterkünften verfügen, die Sie den Reisenden zur Verfügung stellen, kaufen Sie Ihr Inventar höchstwahrscheinlich von externen Anbietern. Dies sind in der Regel einige oder alle der folgenden Anbieter:

• Führende GDSs (Sabre, Amadeus oder Travelport);
• Hotels, Ferienhäuser, Ferienwohnungen oder alternative Unterkünfte;
• Fluggesellschaften;
• Bettenbanken (wie Hotelbeds, Webbeds, HotelsPro oder andere);
• Anbieter von Transfers / Mietwagendiensten;
• Anbieter von Aktivitäten (z. B. Viator);
• Destinationsmanagement-Unternehmen oder andere spezialisierte Nischenanbieter.

Um Reservierungsprozesse zu automatisieren, besteht die gängigste Praxis darin, Ihre Lösung mit den APIs verschiedener Reiseanbieter zu verbinden. Auf diese Weise können Reiseveranstalter Buchungsanfragen senden und Bestätigungen sowie andere wichtige Statusaktualisierungen aus ihrem eigenen Backoffice zurückerhalten. Ein wichtiger Punkt, den Sie dabei beachten sollten, ist, dass der Integrationsprozess recht zeitaufwändig sein kann. Außerdem sind qualifizierte Ingenieure erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen. Ein vernünftiger Ausweg könnte darin bestehen, sich nach einer Lösung für die Aggregation von Reiseanbietern umzusehen, die über zahlreiche standardmäßig verfügbare Integrationen verfügt. Auf diese Weise können Sie nur eine einzige Integration vornehmen und darüber Zugang zu mehreren Anbietern erhalten.

GP Travel Hub ist ein einheitlicher API-Aggregator für diverse Anbieter von Reiseprodukten

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Extranet einzurichten und direkten Zugang zu Ihrem System zu gewähren, damit die Anbieter ihre zugeteilten Bestände selbst verwalten können. Dieses Szenario wird heutzutage immer seltener. Nichtsdestotrotz kann es recht gut funktionieren, vor allem, wenn Sie mit kleineren lokalen Anbietern oder Nischenanbietern zusammenarbeiten möchten.

#4 Integration von Instrumenten zur Erstellung von Reiseplänen

Im Gegensatz zu Unternehmen aus Bereichen wie dem Einzelhandel oder der Produktion besteht das Inventar eines Reiseunternehmens aus einzelnen Reiseleistungen (Hotels, Flüge, Transfers, Mietwagen usw.), Touren und Reisepaketen. Das Hauptziel von Reiseveranstaltern besteht darin, diese Einzelleistungen zu einem vermarktungsfähigen Paket zusammenzustellen, das als komplette Reise an Kunden und Partner verkauft wird. Das ist der entscheidende Unterschied zu anderen Marktteilnehmern. Aus diesem Grund muss jeder Reiseveranstalter die richtige Software in seinem Arsenal haben, die ihm bei der Erfüllung dieser Aufgabe gemäß seinem Geschäftsmodell helfen kann.

Auf dem Markt gibt es viele spezialisierte Lösungen für die Entwicklung, Planung und Anpassung von Reiseplänen oder Reiserouten. Einige von ihnen sind eigenständig, die anderen sind Teil eines größeren Reisesystems auf ERP-Ebene. Diese Lösungen gewährleisten die Echtzeitverfügbarkeit einzelner Elemente wie Hotelbetten und Transportplätze. Intuitive, benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen es den Anwendern, Reisekomponenten zusammenzustellen und sie mit einem Reisekalender zu verknüpfen. Diese Lösungen können auch Inhalte des Reiseziels wie Stadtführer und optionale Aktivitäten enthalten. Für längere Touren mit mehreren Zwischenstopps wäre eine automatische Generierung von Wegbeschreibungen wünschenswert.

Die endgültige Wahl der Lösung hängt davon ab, was für ein Reiseveranstalter Sie sind und welche Art von Reise Sie verkaufen – eher standardisiert oder maßgeschneidert. In jedem Fall gibt es Systeme für alle Bedürfnisse und Budgets.

#5 Gewährleistung einer optimierten Kundenverwaltung und -interaktion

Um die Kundenbeziehungen zu optimieren, ist eine starke CRM-Lösung heutzutage praktisch ein Muss. Die ideale Lösung sollte automatisch Profile erstellen und Kundeninformationen sowie den Interaktionsverlauf speichern, aber auch zusätzliche Funktionen bieten, die die Kommunikation und Personalisierung erleichtern. Dazu kann die Möglichkeit gehören, auf einfache Weise individuelle Geschäftsdokumente zu erstellen – Angebote, Kostenvoranschläge, richtig formatierte Rechnungen und mehr.

Reise-CRM-Funktionalität

Viele Reiseveranstalterplattformen enthalten ein CRM-Modul. Dennoch könnte eine eigenständige CRM-Plattform erforderlich sein, um fortgeschrittenere Funktionen zu bieten. Wenn Sie bereits über ein CRM verfügen, ist eine Integration mit Ihrer Buchungssoftware erforderlich, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten. Glücklicherweise verfügen viele der modernen Reiseveranstalterplattformen über gut strukturierte und dokumentierte APIs, mit denen sich Integrationen produktiv und in verschiedenen Formaten durchführen lassen.

#6 Online-Website(s) und Inhalte

Um mit dem digitalen Zeitalter Schritt zu halten, ist eine benutzerfreundliche Website mit einem intuitiven Such- und Buchungsablauf unerlässlich.

Es ist sehr empfehlenswert, Ihre Website mit Ihrer Buchungsmaschine oder Ihrer Reiseveranstalter-Softwareplattform zu integrieren und Buchungsformulare für die von Ihnen verkauften Produkte einzubinden. Es ist sinnvoll, eine Lösung zu finden, die vielfältige Funktionen bietet: Werkzeuge zur Website-Erstellung mit gebrauchsfertigen Vorlagen, APIs zur Integration individuell entwickelter Website-Designs, integrierte Inhaltsverwaltung und SEO-Funktionen. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Website zu erstellen, sie zu füllen und mit Ihrer Buchungslösung zu verbinden, um den Online-Verkauf zu fördern.

Was die Verwaltung von Inhalten angeht, können Sie mit einem Inhaltsanbieter zusammenarbeiten (GIATA, ArrivalGuides, etc.) oder selbst Inhalte erstellen. Außerdem unterstützt die Implementierung eines CMS (WordPress, Joomla, Squarespace, etc.) die Erstellung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung digitaler Inhalte auf Ihrer Website und Ihren Vertriebskanälen.

#7 Buchhaltung und Analytik

Das Rechnungswesen ist eine wichtige Komponente des Geschäftsbetriebs und umfasst Aufgaben wie Rechnungsstellung, Rechnungslegung, Führung eines Hauptbuchs und die Buchhaltung. Für Reiseveranstalter gibt es zwei grundlegende Optionen:

1. Die Verwendung eines sofort einsatzbereiten Buchhaltungsmoduls innerhalb eines umfassenden Systems;
2. Die Entscheidung für eine eigenständige Lösung, die über zahlreiche Funktionen verfügt und mit Buchungs- und Zahlungssoftware kompatibel ist.

Berichte und Analysen sind für eine fundierte Entscheidungsfindung in Vertrieb und Marketing ebenfalls unerlässlich. Ein leistungsstarkes Analysemodul sollte maßgeschneiderte Berichte und verständliche Dashboards ermöglichen, um Einblicke in die Leistung des Unternehmens, die Ausgaben, die Einnahmen, die Aktivitäten der Mitarbeiter und die Präferenzen der Kunden zu geben.

#8 Zusätzliche Integrationen von Drittanbietern und andere Elemente zur Erweiterung der Funktionalität

Integrationen mit anderen Plattformen wie z. B. Bewertungsportalen, Kassensystemen und Software für den Kundensupport sind auf jeden Fall eine angemessene Berücksichtigung wert. Weitere Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Software für Reiseveranstalter berücksichtigen sollten, sind Lokalisierungsmöglichkeiten, Kundensupport, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und die Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion, mit der Sie die Kompatibilität der Software mit Ihren Arbeitsabläufen und die Benutzeroberfläche für Ihre Mitarbeiter testen können.

Reiseveranstalter-Softwarelösungen von der Stange vs. individuelle Entwicklung: das zentrale Dilemma

Unternehmen stehen oft vor der Entscheidung, ob sie eine Standardlösung kaufen oder ein individuelles System entwickeln sollten. Die Wahl ist abhängig von dem Verhältnis zwischen Preis, Zeit und den Anpassungen, die erforderlich sind, damit die Software den Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Wenn Sie ein großes Unternehmen leiten oder einzigartige Arbeitsabläufe haben, ist die Entwicklung einer eigenen Software in der Regel die bessere Option. Auf diese Weise erhalten Sie ein System, das auf Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Wenn Sie über Legacy-Software verfügen, wird die Modernisierung oder der Ersatz dieser Software jedoch zu einem umfangreichen und ressourcenintensiven Projekt. In solchen Fällen ist es besser, die Änderungen schrittweise umzusetzen, anstatt sich anfangs zu viel vorzunehmen.

Vorgefertigte Lösungen eignen sich eher für kleine bis mittelgroße Reiseunternehmen mit funktionalen Anforderungen, die von bestehenden Instrumenten erfüllt werden können. Sie können mit dem Erwerb einiger Module beginnen und deren Funktionalität im Laufe der Zeit Feinabstimmen. Es gibt bereits eine Vielzahl solcher Systeme auf dem Markt, die Sie leicht im Internet finden können.

Die Kombination von vorgefertigten Lösungen mit individueller Entwicklung ist ebenfalls eine Option. So können Sie beispielsweise eine maßgeschneiderte Buchungsmaschine entwickeln und gleichzeitig Buchhaltungs- und CRM-Produkte von der Stange implementieren, um Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig Ihre wichtigsten Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Es kann auch andere Szenarien geben. Hier ist ein Beispiel aus unserer Tätigkeit, das zeigt, wie eine stark angepasste, vorgefertigte Plattform komplexe Herausforderungen für etablierte Reiseunternehmen lösen kann.

In jedem Fall müssen Sie zunächst eine sorgfältige Bewertung aller relevanten Technologie- und Geschäftsanforderungen vornehmen, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen. Ein gängiger Ansatz hierfür ist die Durchführung einer Geschäftsanalyse- und Entdeckungsphase. Dies ist ein zuverlässiger Weg, um viele Implementierungsrisiken zu vermeiden und Ihr Entwicklungsbudget so präzise zu kalkulieren, dass übermäßige Ausgaben vermieden werden.